Como desenvolver uma abordagem sistemática para priorizar todos os projetos

Como desenvolver uma abordagem sistemática para priorizar todos os projetos

Como desenvolver uma abordagem sistemática para priorizar todos os projetos

Desenvolver uma abordagem sistemática para priorizar todos os projetos em sua organização ou departamento faz sentido, mas quantas organizações realmente fazê-lo? Muitas vezes, os projetos serão iniciados sem muita consideração, exceto "Parece uma ótima idéia". Portanto, não é surpreendente que nossa pesquisa mostre que apenas 12,5% das organizações olham para seus projetos para ver se eles se alinham estrategicamente com seus negócios. Além disso, 68% das organizações não têm um processo para ajudá-los a priorizar seus projetos. Essa falta de processo para priorização de projetos e alinhamento estratégico são as principais razões para a falha do projeto. A priorização do projeto inclui identificar como cada projeto dentro de cada departamento está alinhado com a estratégia corporativa. Um sistema de gerenciamento de projetos bem-sucedido deve incluir a priorização do projeto eo alinhamento dos projetos com a estratégia de forma que somente os projetos que agregam valor sejam implementados.

Desenvolva um inventário de todos os projetos em sua organização.

Uma maneira de estabelecer uma abordagem sistemática para priorizar projetos é desenvolver um inventário de todos os projetos, independentemente do tamanho ou escopo, que estão sendo implementados atualmente por todos os departamentos e em toda a organização. Essa lista de inventário tornará claro quais projetos têm o endosso da alta administração. Isso ocorre porque, na nossa experiência, muitas organizações subestimam o número real de projetos que estão sendo implementados. Por exemplo, a gerência pode acreditar que cerca de 100 projetos estão em movimento. No entanto, através desta investigação, eles provavelmente vão descobrir o fato de que um número significativamente maior de projetos estão realmente sendo trabalhadas, talvez até 200. Portanto, não é de admirar que os gerentes estão confusos sobre por que os funcionários se sentem estressados ​​e over-worked! Os recursos das organizações são claramente sobre-alocados e isso pode levar a altos níveis de estresse e produtividade reduzida.

Certifique-se de que cada projeto possui uma declaração de escopo aprovada e um plano de projeto detalhado.

Ao listar o inventário de projetos, é importante garantir que cada projeto tenha uma declaração de escopo aprovada e um plano de projeto detalhado porque isso afetará as decisões de priorização do projeto. Projetos que não têm um escopo claro e planos detalhados são para a falha.

Identificar e registrar o objetivo geral, o alinhamento estratégico e os principais resultados para cada projeto.

Depois de estabelecer um inventário preciso de todos os projetos, o próximo passo é identificar e registrar a meta geral, o alinhamento estratégico e os principais resultados para cada projeto para iniciar o processo de priorização. A melhor maneira de gravar isso provavelmente está em uma planilha, por isso é fácil rever e comparar projetos.

Estabelecer critérios para determinar o impacto que você espera de cada projeto.

Depois de ter registrado o objetivo geral, o alinhamento estratégico e os principais resultados para cada projeto, você está pronto para estabelecer alguns critérios para determinar o impacto esperado que cada projeto terá sobre a organização. Um comitê de gestão, composto por uma amostra de gestores de diferentes departamentos, é provavelmente a melhor força-tarefa para este processo. Eles irão fornecer perspectivas de diferentes pontos de vista para garantir que a maioria das opções são consideradas. A primeira tarefa dos comitês será concordar e estabelecer o 8220; impacto8221; Critérios a serem utilizados na determinação da importância relativa de cada projeto. Isso pode incluir: como um determinado projeto irá impactar a organização, seu próprio departamento, os clientes, funcionários e os lucros das organizações.

Gestão de projetos é um processo, melhor articulado pelo ciclo de vida de gerenciamento de projetos. Projetado para atuar como um guia simples, o ciclo de vida auxilia os responsáveis ​​pela gestão de projetos, independentemente do tamanho dos projetos. Quando acompanhado, o ciclo de vida garante que as expectativas do cliente e da qualidade sejam atendidas e que os planos de projetos bem-sucedidos sejam executados para levar o projeto a um fim bem-sucedido.

Classifique cada nível de prioridade dos projetos.

Uma vez que a informação tenha sido organizada desta forma, você será capaz de classificar cada projeto quantitativamente, como uma equipe, com uma discussão aprofundada, e determinar o seu nível de prioridade. Uma vez que este processo pode ser muito demorado, é aconselhável usar um facilitador para ajudar o comitê com esta parte do processo. Quanto mais completas forem as declarações de escopo do projeto, mais precisas serão as decisões sobre a priorização do projeto, porque o escopo do projeto ajuda a identificar os elementos ausentes nas fundações de todos os projetos.

Obtenha aprovação da alta gerência no ranking final dos projetos.

A gerência sênior deve analisar o ranking final que seu comitê deu aos projetos para que eles estejam cientes de quais projetos estão em andamento e seu impacto relativo esperado para a organização. Com as informações que você fornecer, eles serão capazes de determinar quais projetos devem avançar e quais devem ser eliminados.

O processo de priorização do projeto é uma parte importante do processo de planejamento geral da organização. É provável que economize milhões de dólares em recursos que irão diminuir até a linha de fundo se você eliminar projetos de baixa prioridade ou aqueles que não ajudam a apoiar a organização ou planos estratégicos departamentais.

Michael Stanleigh é o Presidente e CEO da Business Improvement Architects. Ele trabalha com executivos e gerentes seniores em todo o mundo para ajudá-los a melhorar a eficácia operacional por meio do planejamento estratégico, desenvolvimento de liderança, gerenciamento de projetos e gerenciamento de qualidade. Michael foi instrumental em ajudar seus clientes a reduzir o desperdício e aumentar eficiências e lucros com seus processos claros e aproximação da qualidade.

Para obter mais informações sobre este artigo, entre em contato com bia (TM) em infobia. ca.

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Esta entrada foi postada na quinta-feira, 27 de dezembro de 2017 e é arquivada sob Guias de Gerenciamento de Projetos. Gerenciamento da Carteira de Projetos. Você pode acompanhar quaisquer respostas a esta entrada através do feed RSS 2.0. Você pode deixar uma resposta. Ou trackback do seu próprio site.